年に一度の確定申告。そして、確定申告に必要な領収書。皆さんはどのようにしてまとめていますか？この記事では領収書の保存方法やまとめ方、意外な豆知識などをご紹介していきます。
知ってる？確定申告に必要な領収書と豆知識
確定申告に証拠書類として認められる領収書には、条件が設定されていることを知っていましたか？実は、その条件をクリアしていないと確定申告を行う際に証拠書類として認められない場合があります。
証拠書類として認められるケースにつきましては以下をご覧ください。
所得税施行令第262条 確定申告書に関する書類の提出又は提示
- 第1号 雑損控除の支出を証する書類
- 第2号 医療費の領収を証する書類
- 第3号 社会保険料の金額を証する書類
- 第4号 小規模起業共済等掛金の額を証する書類
- 第5号 生命保険料の金額その他財務省令で定める事項を証する書類
- 第6号 地震保険料の金額その他財務省令で定める事項を証する書類
- 第7号 特定寄附金の明細書の金額その他財務省令で定める事項を証する書類
見ていただければわかると思うのですが、確定申告を行うために必要な証拠書類は『領収証じゃなければいけない』とは書いていないのです。
ですので、実はレシートでも確定申告の証拠書類として認められます。レシートの方が集めやすく、買い物などの内訳が書かれていて透明性が高くなるのでおすすめです。注意点としましては、書類には7年間の保管義務があり、レシートの場合、領収書よりもインクなどが消えやすいという特徴があるので、極力熱や光などがないところに保管をする等の処置が必要となります。
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領収書のコピーはＮＧ
領収書は確定申告の証拠書類として有効ですが、その領収書のコピーを提出したとしても証拠書類として認められないので注意してください。コピーがＮＧの理由としましては、重複申告などの不正防止のためです。必ず原本を提出するようにしましょう。
書類は汚れたり破損していたりしてもＯＫ
領収書やレシートは、必ずしも綺麗なままとは限りません。長期間保管していれば、中には破損していたり汚れていたりする物も出てくるでしょう。基本的には、軽度なら『汚れているから』『破損しているから』という理由で書類が認められないケースはありません。判読できる書類ならば、多少汚れていたり、破損していたりしてもＯＫだということです。しかし、判読できないほどの汚れや破損となれば話は別で、書類として認められないケースも出てきてしまいます。特にレシートは、保存方法が悪いと判読不可能になる可能性が高いので、証拠書類はしっかりと保管しておきましょう。
領収書を貰う前に確認しておこう
せっかく領収書を貰っても、必要な情報が書いていないと証拠書類として認められません。ですので、領収書を貰った際には以下の内容が記載されているか確認しましょう。
- 発行年月日（日付）
- 宛名
- 烙印
- 発行先のしっかりとした会社名・所在地・連絡先
- 領収された金額（飲食代など何の領収金額か書いてもらう）
領収書を貰っても、わざわざ内容をチェックする人は少ないです。しかし、どれか1つでも記載漏れが合った場合証拠書類として認められない場合が出てくるので、多少面倒でも領収書は発行時にチェックしておいたほうがいいでしょう。
領収書がもらえない！そんな場合は？
領収書はほとんどの場所で発行してもらえますが、100％ではありません。領収書をもらえなかった場合の対処法を確認しておきましょう。
交通費
交通費関連は、切符や乗車券など領収書が発行されないものが多いです。対処法としましては市販の出金伝票を購入し、支払いの相手先・日付・金額を書いて残しておきましょう。また、電子マネーの発展により利用履歴から移動経路や距離を測り金額を確認することによって費用計上することが容易になります。
クレジットカード決済
クレジットカード決済の場合は、何を決済したのかを証明する必要があるのでwebのカード取引画面で取引明細をプリントアウトしたものを利用しましょう。
給与の受け取り
給与を貰ったことを証明する場合、給与明細などを受け取ったときに控えを作成しておくといいでしょう。また、中には現金で給与を貰っている方もいるかもしれません。その場合は、領収印を貰うことによって給与の受け取りを証明することが可能です。
インターネット経由の出費
インターネットを利用したオークションなどの出費は、何を購入したのか？何に利用したのか？などしっかりと証明できる明細を保管しておかなくてはいけません。ですので、メールのやり取りをプリントアウトし銀行振り込み明細と一緒に保管しておくと良いでしょう。
冠婚葬祭
取引先などの冠婚葬祭に出席した場合、招待状、会葬礼状を取っておきましょう。出金伝票と一緒に提出することによって証拠書類として認められます。
領収書がもらえない場合でもしっかりとした取引内容の明細があれば確定申告時に提出が可能になる場合が多いです。ですので、証明書類はなるべく多く用意しておくといいでしょう。
領収書のまとめ方
法人や個人事業主は7年間の領収書の保存が義務付けられています。しかし、7年分となると量も非常に多くなり保存が非常に面倒です。保存方法がよくないと税務署に青色申告を取り消されてしまうケースもありますので面倒ですが領収書はしっかりと保存しておく必要があります。
ですが、領収書は個人で見返す機会はあまりなく、保存をしっかりと行っておけば別段綺麗に整頓しておく必要もありません。
勿論綺麗に整頓しておけば税務署の方は喜びますし、ムダとは言いませんが、なんせ7年分と言う多大な量の領収書を綺麗に保存しようと思ったら大変なことです。ですので、領収書の保存は無理のない程度に整頓しておきましょう。
プライベート？仕事用？
個人事業主の場合は、領収書をプライベート用か、仕事用か分ける必要があります。ただ、この分ける作業が領収書を整理する際に非常に面倒になります。時間が経ってしまった領収書はどちらの領収書だったか判断が難しいのです。そこで、領収書の整理を簡潔にする方法としまして、プライベート用の領収書を貰わないという方法があります。そうすることによって、全ての領収書は仕事用になるので領収書の整理が簡単になります。
勿論管理がしっかり出来るのであれば全ての領収書を取っておいて経費として計上するのもＯＫだと思いますが、どちらかわからなくなる様であれば労力の削減と思って、領収書を受け取るのは仕事用のときだけにするといいでしょう。
例えば仕事としてこちらのようなサイトからスポーツウェアを通販サイトから購入した時も領収書などは保管しておきましょう。
確定申告と領収書まとめ
今回は領収書についてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？領収書を保管するのって本当に手間がかかるものです。保管が義務付けられている以上仕方がないのですが、出来るだけ労力は裂きたくないものです。しかし、領収書は経費の計上に必要な大事な書類ですので保存方法には気をつけなくてはいけません。誤って領収書を保存している場所に水気の物をこぼしたりしたら大変なことになってしまいます。ピチッとファイルに貼って保存しろとまでは言いませんが、最低限汚れたり、紛失したりしないように気をつけて領収書は保存しましょう。
